hướng dẫn chi tiết cách sử dụng ms ofice word 2007

Hướng dẫn sử dụng Word 2007 Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh cơng cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp chuột vào vùng nội dung chính của tài liệu. c. Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác Bạn có thể bắt đầu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hiện: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt đầu khi đánh số trang. Nhấn OK. Ghi chú: Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang đầu tiên sau đó được bắt đầu bằng 1, tại ơ Start at, bạn hãy gõ vào 0. d. Xóa số trang đã đánh Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu. e. Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu Trong tài liệu, thường trang đầu tiên khơng được đánh số vì nó là trang bìa. Áp dụng phần ghi chú ở thủ thuật “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy bạn hãy thực hiện thêm bước sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên của tài liệu. - Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tài liệu - Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào ơ vng góc dưới bên phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup ra. - Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoại, bên dưới Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK. Bây giờ bạn hãy kiểm tra lại xem, có đúng là trang đầu tiên khơng có số trang, sau đó trang kế được đánh số 1 khơng nhé. 2. Ngắt trang Trong Word 2003, người dùng thường vào menu Insert – Break để chèn vào tài liệu các ngắt trang, ngắt vùng. Còn trong Word 2007 bạn hãy thực hiện như sau. a. Chèn một ngắt trang đơn thuần Trước tiên bạn để con trỏ vào vị trí muốn bắt đầu trang mới. Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn vào nút Page Break. Lập tức, phần nội dung phía sau con trỏ sẽ được đưa vào một trang mới. b. Tránh ngắt trang giữa một đoạn - Chọn một đoạn mà bạn muốn tránh ngắt thành 2 trang. - Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút ơ vng ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph. http://vietquiz.vn Bằng Lăng 11 Hướng dẫn sử dụng Word 2007 - Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep lines together. Nhấn OK là xong. c. Tránh ngắt trang giữa các đoạn - Chọn các đoạn mà bạn muốn giữ trên 1 trang đơn. - Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ơ vng ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph. - Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep with next. Nhấn OK là xong. d. Tạo ngắt trang trước một đoạn - Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn tạo ngắt trang trước nó. - Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ơ vng ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại Paragraph. - Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Page break before. Nhấn OK. e. Tránh ngắt trang trong một hàng của bảng - Nhấn chuột vào hàng của bảng mà bạn khơng muốn ngắt, hoặc chọn tồn bộ bảng nếu bạn khơng muốn bảng bị ngắt. - Trên thanh cơng cụ, nhấn vào thẻ Layout. - Tại nhóm Table, nhấn nút Properties. - Trong hộp thoại Table Properties, mở thẻ Row, bỏ dấu kiểm Allow row to break across pages. Nhấn OK. 3. Ngắt vùng a. Các loại ngắt vùng có thể chèn - Lệnh Next Page chèn ngắt vùng vào và bắt đầu vùng mới trên trang mới kế tiếp. Loại này thích hợp để bắt đầu một chương trong tài liệu. - Lệnh Continuous chèn ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên cùng một trang. Loại này hữu dụng cho việc thay đổi định dạng, chẳng hạn trình bày số cột khác nhau trên cùng một trang. - Lệnh Even Page hoặc Odd Page chèn một ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên trang chẵn hoặc lẻ kế tiếp. Nếu bạn muốn các chương trong tài liệu ln bắt đầu ở trang chẵn hoặc trang lẻ, hãy dùng tùy chọn Even Page hoặc Odd Page. b. Thay đổi bố cục hoặc định dạng tài liệu http://vietquiz.vn Bằng Lăng 12 Hướng dẫn sử dụng Word 2007 - Nhấn chuột vào nơi muốn thay đổi định dạng. - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Breaks. - Trong phần Section Breaks, bạn hãy chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn chia tài liệu thành các chương và mỗi chương bạn muốn bắt đầu ở trang lẻ, hãy chọn Odd Page. c. Xóa các thay đổi của bố cục tài liệu Ngắt vùng dùng để chỉ ra nơi thay đổi định dạng trong tài liệu. Khi xóa ngắt vùng đi thì phần văn bản ở vùng trước và sau sẽ được áp dụng chung định dạng. - Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Draft để có thể nhìn thấy các đường đứt đơi của vùng ngắt. - Dùng chuột chọn ngắt vùng mà bạn muốn xóa. Nhấn Delete. 4. Thêm trang, xóa trang - Nhấn chuột vào bất cứ nơi nào mà bạn muốn chèn vào thêm một trang mới. - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, nhấn nút Blank Page. Trang mới sẽ được chèn vào vị trí sau con trỏ chuột đang đứng. a. Thêm một trang bìa Word 2007 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa ln được chèn vào đầu tài liệu, khơng phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu. - Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page. - Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng dòng chữ mình thích. http://vietquiz.vn Bằng Lăng 13 Hướng dẫn sử dụng Word 2007 b. Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page. c. Xóa một trang trống Bạn có thể xóa một trang trống trong tài liệu bằng cách xóa đi các ngắt trang. Hãy đảm bảo rằng bạn đang xem tài liệu ở chế độ Draft (trong thẻ View, nhóm Document Views, nhấn nút Draft). Chọn 2 dấu ngắt ---Page Break--- liên tiếp nhau và xóa nó đi. Lưu ý: Nếu trang trống nằm ở cuối tài liệu thì bạn sẽ chỉ thấy một dấu ngắt ---Page Break--mà thơi, và bạn cũng chỉ việc xóa nó đi là trang trống sẽ biến mất. d. Xóa một trang đơn có chứa nội dung - Đặt con trỏ vào trang bạn muốn xóa. - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút mũi tên bên cạnh nút Find, chọn Go To (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+G). - Trong hộp thoại xuất hiện, bạn gõ \page vào ơ nhập liệu và nhấn Enter. Tồn bộ nội dung của trang hiện hành sẽ được chọn. - Nhấn nút Close. Sau đó nhấn phím Delete để xóa đi nội dung của trang. 5. Đếm số từ trong tài liệu Word 2007 có thể đếm số từ của tài liệu trong khi bạn gõ văn bản. Ngồi ra chương trình còn có thể đếm số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc khơng có khoảng trắng. http://vietquiz.vn Bằng Lăng 14 Hướng dẫn sử dụng Word 2007 a. Đếm số từ trong khi gõ văn bản Trong khi bạn gõ văn bản, Word 2007 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thơng tin này được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Wor ds (số từ). b. Đếm số từ trong vùng chọn Bạn có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này khơng nhất thiết phải liền mạch nhau. - Trước tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng khơng liền mạch nhau, sau khi chọn vùng đầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác. - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu. Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count. - Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes. c. Đếm số từ trong textbox - Chọn textbox mà bạn muốn đếm từ. - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu. d. Xem số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng Để có đầy đủ thơng tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau: - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count. - Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, bạn nhấn chuột vào mục Words. Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn đầy đủ thơng tin mà bạn muốn. http://vietquiz.vn Bằng Lăng 15 Hướng dẫn sử dụng Word 2007 CHƢƠNG III 1. Tìm và thay thế. a. Tìm văn bản Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau: - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F). - Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản cần tìm. - Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document. - Muốn kết thúc q trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC. b. Tìm và thay thế văn bản - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H). - Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm. - Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế. - Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next. - Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo. - Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace All. c. Tìm và tơ sáng đoạn văn bản tìm được Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, bạn có thể tơ sáng nó trên màn hình (khơng tơ sáng khi in ra). - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F). - Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm. - Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All. - Tất cả từ tìm được sẽ được tơ sáng. Để tắt tính năng này đi, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting. http://vietquiz.vn Bằng Lăng 16